展会宗旨是发展经济，促进贸易，筹备工作主要分两个重点：一是招展工作，国际知名展会的海外招展大都是通过其海外代理来完成，其海外代理不仅肩负销售展位的责任，还要对参展企业起监督筛选作用，以免参展产品鱼龙混杂;二是宣传工作，主办机构通过专业媒体对话宣传，给全世界的买卖商家创造一个直接对话的交易平台。国内企业如欲到海外参展，以下几点有必要了解一下：

　　1、市场调查：通过对展会前成交状况的总结，分析自己产品是否适合当地市场，因为海外展费用昂贵，企业不要盲目参展，以免得不偿失。

　　2、参展准备：

　　展位预订：国际展会一般需要提前6个月确定展位，有意参展的企业应尽早确定展位。

　　展位装修：若同一个国家的多个企业同时参展，应选择统一的装修，这样既能维护整体形象又能节约很多时间与费用。

　　样品选择：参展厂家应选择最具针对性、代表性的产品作为展品，切忌类似产品的堆积，确保展位简练、明朗，体现展品的尊贵。

　　展品运输：与一般物品运输不同的是，展品运输要在指定的时间到达指定的地点，在时间上容不得丝毫耽搁，团体参展商应选择集体拼货，委托大会或组团单位指定的专业承运商发运，以便保证展品顺利通关，转移因展品迟到而耽误参展的责任。

　　3、商务旅行：为确保顺利参展，出国人员应提前做好以下准备：旅行证件、商务签证的申请、酒店与机票的预订。

　　A旅行证件：

　　因私护照——普通公民所持的外出旅行身份证明，可向户口所在地公安部门直接申请获得，申请护照时一般需要提交海外邀请信，所在单位出具的派遣函、居民身份证、户口本。

　　公务护照——政府机关公务人员所持的外出办公身份证明。

　　B商务签证的申请：

　　因私护照持有者凭借国外邀请信直接或通过国际旅行社前往目的地国家驻华领事馆或大使馆申请获得，公务护照持有者一般都要通过当地政府的外事部门办理，申请一般发展中国家的签证，只要提交有效期尚余6个月的护照，国外邀请信、照片、填好的签证申请表格。前往欧美发达国家的签证申请，须向领事馆或大使馆出示个人财产证明，公司营业执照、机票和酒店的订单方可获得签证。

　　C酒店与机票的预订

　　为降低费用和节约时间最好随团外出，若单独行动，必须清楚在重大展会期间机票和酒店都处于供不应求的状态，需提前预订。

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